¿Qué es?
Excel 2007 es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas, una herramienta para analizar, compartir y administrar información que ayuda a tomar decisiones mejor fundadasPrimeros pasos con Excel 2007
Podremos
acceder a todas las opciones a través del teclado, si presionamos / y, luego, la letra o el número que aparece sobre lo
que necesitamos.
La
opción Guardar como nos
permite guardar
el archivo con otro nombre o salvarlo en formatos diferentes.
También
podremos acceder al comando Guardar como, si
presionamos la tecla de funciones F12 de nuestro
teclado.
Servicios de Excel permite
publicar un libro
en un servidor para que otros usuarios puedan tener
acceso a todos los datos a través de un explorador, utilizando
Microsoft Office Excel Web Access
Guardar con opciones
• Libro de Excel: guarda el libro en el formato predeterminado de archivo, que tiene extensión .xlsx. Estos archivos no pueden contener macros de Visual Basic para aplicaciones ni controles ActiveX.
• Libro de Excel habilitado para macros: esta es la opción que debemos elegir para guardar los archivos que posean macros. Su extensión será .xlsm.
• Libro binario de Excel: guarda los archivos en el formato binario de Microsoft Excel 2007 (BIFF12), cuya extensión es .xlsb.
• Libro de Excel 97-2003: esta opción nos permite guardar un archivo creado con Excel 2007 para que sea compatible con las versiones anteriores del programa. La extensión será .xls.
• PDF o XPS: desde aquí se genera un archivo de diseño fijo que garantiza que, cuando se vea o se imprima, se conserve el formato deseado y que los datos no puedan ser cambiados fácilmente
La barra de herramientas de acceso
rápido dentro de la interfaz
• Nuevo: para iniciar un libro en blanco.
• Abrir: se utiliza para abrir algún libro guardado previamente.
• Guardar: opción para salvar los datos del libro que estamos utilizando.
• Correo electrónico: para enviar la planilla actual por correo electrónico.
• Impresión rápida: envía la planilla directamente a la impresora sin realizar cambios.
• Vista preliminar: nos permite visualizar cómo quedaría impresa nuestra planilla.
• Ortografía: realiza una revisión ortográfica.
• Deshacer y Rehacer: estas opciones nos permiten volver atrás algunas acciones o hacerlas de nuevo.
• Orden ascendente y Orden descendente: utilidades para ordenar un grupo de datos en distintos sentidos.
Para salir de excel.
Podremos hacerlo desde el Botón de office o utilizar la combinación de teclas ALT+F4, que dará por finalizada la sesión actual del programa. este atajo de teclado también se utiliza para cerrar otras aplicaciones.
Podremos hacerlo desde el Botón de office o utilizar la combinación de teclas ALT+F4, que dará por finalizada la sesión actual del programa. este atajo de teclado también se utiliza para cerrar otras aplicaciones.
Zoom
al costado derecho de los botones de visualización, existe una barra de zoom, con la que podremos ajustar el tamaño de visualización de nuestro libro entre un mínimo de 10% y hasta un máximo de 400%.
Paréntesis
Para poder dividir en términos distintas partes de una fórmula, deberemos utilizar paréntesis () para realizar la separación en el lugar que corresponda
Formato de texto
Estas herramientas figuran en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo denominado Fuente. Básicamente, podremos resaltar valores o títulos de una planilla, aplicándole formato Negrita o Cursiva. También podremos activar la primera opción, presionando la combinación de teclas CTRL+N. El atajo de teclado para la aplicación de la Cursiva a una celda será CTRL+K.
Estas herramientas figuran en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo denominado Fuente. Básicamente, podremos resaltar valores o títulos de una planilla, aplicándole formato Negrita o Cursiva. También podremos activar la primera opción, presionando la combinación de teclas CTRL+N. El atajo de teclado para la aplicación de la Cursiva a una celda será CTRL+K.
Subrayar
Para el texto es CTRL+S y, si volvemos a utilizar la misma combinación de teclas, quitaremos ese formato. Lo mismo sucede con los estilos Negrita (CTRL+N) y Cursiva o itálica (CTRL+K).
El valor mínimo preestablecido comienza en 8, pero podremos incluir uno menor, si nos posicionamos sobre ese campo e introducimos el valor deseado con el teclado.
Editar el contenido de celdas
el contenido de las celdas se puede modificar presionando la tecla F2 o con doble clic sobre ella.
el contenido de las celdas se puede modificar presionando la tecla F2 o con doble clic sobre ella.
Insertar y eliminar hojas
con la combinación de teclas MAYÚS + F11, la hoja se agregará por delante de la hoja en la cual nos encontramos parados al momento de lanzar la instrucción
Cambiar los nombres y los colores
para realizar el cambio de nombre es hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja correspondiente y seleccionar la opción Cambiar nombre.o Color etiquetado
Inmovilizar paneles
Inmovilizar o fijar paneles es una herramienta de
Excel que nos permite dejar fija una parte de la pantalla, mientras estamos trabajando en otra sección de la hoja.
• Inmovilizar paneles: permite visualizar tanto filas como columnas que se encuentren por encima y a la izquierda de la selección actual. De esta forma, podremos visualizar encabezados de filas y columnas cuando nos estemos desplazando por otra parte de la hoja.
• Inmovilizar fila superior: sólo congela la primera fila de la hoja.
• Inmovilizar primera columna: sólo fija la columna A.
Planillas más complejas
Copiar, cortar y pegarEn la ficha Inicio dentro del grupo portapapeles (el primero a la izquierda), podremos ejecutar estos comandos al presionar el botón derecho del mouse sobre lo que deseamos copiar, cortar o pegar y seleccionando la opción que corresponda, o mediante el teclado: el atajo para poder copiar es CTRL+C; para cortar, es CTRL+X; y, para pegar, es CTRL+V.
Opciones de autorrelleno.
•Copiar celdas: copia la celda de la misma forma que si hubiéramos utilizado el comando Copiar de la ficha de opciones o el teclado.
• Rellenar serie: confeccionará la serie correscuando pondiente. También podremos ejecutar esta opción si, al arrastrar la celda con el mouse, mantenemos
presionada la tecla CTRL.
•Rellenar formatos sólo: rellenará el formato de la celda inicial, pero no su contenido. También podremos realizar esta tarea si mantenemos presionadas las teclas CTRL y MAYÚS al momento de llevar a cabo el arrastre.
•Rellenar sin formato: rellenará el contenido de la celda de origen sin tener en cuenta su formato.
El totalsi utilizamos la combinación de teclas ALT+=, podremos activar la función Suma.
Opciones de pegado•Mantener formato de origen: se mantendrá el formato de las celdas copiadas y luego pegadas.
•Mantener tema de destino: con esta opción no se cambiará el tema de Office que posea la celda destino.
•Coincidir con formato de destino: se respetará el formato de las celdas destino.
•Sólo valores: de esta forma pegaremos solo los resultados de una fórmula.
•Formatos de números y valores: únicamente se pegarán el formato de número y su contenido.
•Formatos de origen y valores: se pegarán los valores resultantes de una fórmula y el formato que posea la celda de origen.
•Mantener ancho de columnas de origen: ajustará el ancho de la columna destino de acuerdo a los valores de origen.
• Sólo formato: no se pegará el contenido de la celda, sino solo su formato.
• Vincular celdas: solamente se pegará un link hacia la celda de origen.
Transponer
Con esta opción podremos intercambiar filas y columnas entre sí, para poder armar un nuevo cuadro en forma invertida con un pegado especial ...
Con estilo y formato
El formato de los datos
En tanto, el botón Estilo millares muestra el valor de la celda con separador de miles. Para lograr esto, Excel 2007 aplica el formato de contabilidad, pero sin un símbolo de moneda.
Formato de número. Por defecto, el formato de contabilidad establece 2 decimales. Para mejorar la lectura, a veces conviene eliminarlos. si trabajamos con millones, puede ser útil agrandar la unidad de medida y mostrar los valores en miles o en millones, para reducir la cantidad de dígitos.
•Número: se utiliza para la presentación de números en general. Se puede especificar la cantidad de posiciones decimales, el uso de un separador de miles y el modo en que se presentan los números negativos.
• Moneda: muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar la cantidad de decimales, un separador para miles y el modo en que se mostrarán los valores negativos.
•Fecha: muestra los números de serie que representan
fechas y horas como valores de fechas, según el tipo y
la configuración regional especificados
•Hora: es de forma similar al formato Fecha y representa los números de fechas y horas como valores
de hora. Aquellos formatos que posean un asterisco también serán afectados por la configuración regional de Windows.
• Fracción: presenta un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique.
• Científico: este formato es utilizado para mostrar un número en notación exponencial.
•Texto: trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso los números.
• Especial: se utiliza en casos especiales, como códigos postales o números de teléfono.
• Personalizada: con esta opción podemos crear un nuevo formato para presentar textos y números de la forma que necesitemos.
Estilos de celdas
Cada uno de los grupos de estilos posee características diferentes:
• Bueno, malo y neutral: estilos establecidos para aplicarse, por ejemplo, a celdas que puedan adoptar alguno de estos estados.
• Datos y modelo: estos estilos pueden ser aplicados de acuerdo al tipo de contenido que posean las
celdas y de esta forma podemos identificar, por ejemplo, aquellas que poseen cálculos o textos explicativos.
• Títulos y encabezados: distintos estilos de títulos basados específicamente en formatos de fuentes.
• Estilos de celdas temáticos: en esta sección encontramos estilos en gamas de colores que se encuentran relacionados con el tema que hayamos seleccionado para el libro.
• Formato de número: estilos que incluyen los formatos numéricos más utilizados.
Al hacer clic con el botón derecho sobre los estilos,
podremos realizar algunas acciones como Modificar…, Duplicar… y Eliminar….
Nociones sobre gráficos
1.
Título
del gráfico: se puede modificar su tipografía. Columnas indicadas con letras.
2.
Área
de trazado: fondo sobre el cual podremos trabajar en el diseño.
3.
Serie
de datos: valores que se han graficado. Datos tipo texto.
4.
Líneas
de división: podremos modificar sus parámetros y hasta eliminarlas.
5.
Leyenda
de la serie de datos.
6.
Etiquetas
del eje horizontal.
7.
Rótulos
del eje horizontal primario.
8.
Eje
primario.
9.
Rótulos
del eje vertical primario: es posible modificar su orientación.
10. Marco del gráfico.
Tipos de gráficos de
columnas
Gráficos circulares
Los gráficos circulares,
también llamados de torta, son
muy útiles para mostrar la participación de los elementos de una serie en un
total. Los valores deben ser todos positivos y generalmente se utilizan cuando
solo poseemos una serie de datos. Al igual que los tipos de gráficos que
analizamos anteriormente, posee opciones en 2D y 3D Los tipos de gráficos
circulares son los siguientes:
• Circular: es una
torta simple, para mostrar la contribución de cada uno de los elementos de la
serie en un total.
•Circular
seccionado: es utilizado cuando queremos enfatizar algunos de los elementos
del gráfico circular, separándolo de su total.
•Circular
con subgráfico circular: sirve cuando necesitemos extraer algún valor
de un gráfico circular principal y explotarlo en un segundo gráfico circular.
Podremos emplearlo para hacer más legibles los porcentajes pequeños o para
enfatizar valores.
•Circular
con subgráfico de barras: similar al gráfico anterior, pero esta vez el
subgráfico será una barra apilada.
Gráficos de barras
Básicamente, los gráficos de
barras son como los de columnas, pero en forma horizontal. Poseen las mismas
características y opciones que éstos en 2D, y no cuentan con alternativas en
3D. Su objetivo es presentar, de una forma diferente, la misma información que
los de columnas.
Los gráficos de
dispersión
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias
series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas
XY. Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un
conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje x) y, otro, en el eje
vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra
en intervalos uniformes o agrupaciones.
Estos gráficos se utilizan
normalmente para mostrar y comparar valores numéricos como datos científicos,
estadísticos y de Ingeniería.
Para organizar los datos
para un gráfico de dispersión, se debería colocar los valores de X en
una fila o en una columna y, a continuación, en una fila o columna adyacentes,
los valores de Y.
Gráficos de burbuja
Son una alternativa de los gráficos de
dispersión. Son útiles para representar pocos valores y existe la posibilidad
de indicar el tamaño de la burbuja. También podremos utilizar la versión en 3D
El diseño
de los gráficos
Dentro de la ficha Diseño que aparece al posicionarnos sobre un gráfico, podemos encontrar en primer lugar, dentro del grupo Tipo, el comando para cambiar el gráfico elegido. También veremos una herramienta para guardar las opciones de gráfico actuales, como plantilla, para poder utilizarla luego
Etiquetas
Para continuar con la ficha
de Presentación, veremos ahora el grupo Etiquetas, desde donde
podremos incluir y modificar títulos, rótulos y leyendas.
Título Del
Gráfico
Desde aquí podremos introducir
o eliminar los títulos principales de nuestros gráficos. Las opciones son muy sencillas:
no incluir ningún título, o incluirlo en forma superpuesta o por encima del gráfico
Rótulos del
eje
Son los que aparecen junto
a los ejes (vertical y horizontal) y, generalmente, indican a qué se
refieren los valores de los ejes o cuál es la unidad de medida en la que se
encuentran expresados. Las opciones
principales variarán según el tipo de
gráfico que se seleccione y, al trabajar con uno en 3D, visualizaremos una opción
adicional para los rótulos del tercer eje.
Administración de datos
Texto en columnas
Con esta opción podremos dividir el contenido de una celda en
varias. Por ejemplo, podríamos utilizar este comando para separar una columna
que contenga el nombre y apellido de personas, crear una columna para los
nombres, y otra para los apellidos.
Los parámetros que se incluyen son
bastante amplios.
La primera decisión que debemos tomar
(primer paso del asistente) reside en la forma de generar las separaciones.
Las opciones son dos y cada una tiene
sus ventajas e inconvenientes según el caso:
•Delimitados:
como separaciones se utilizan caracteres como una coma (,), un punto y coma (;),
una tabulación o cualquier otro que se encuentre incluido en nuestra lista de
datos. Además de los propuestos por el asistente (tabulación, punto y coma,
coma y espacio), podremos incluir uno diferente.
• De ancho fijo: básicamente, esta opción toma como referencia una
cantidad de caracteres prefijados para cada una de las columnas. Conviene
elegir esta opción cuando no contemos con ningún separador que se adecue a
nuestra lista de datos.
Limitación de las
validaciones
La validación puede estar formada por
uno o varios cálculos que pueden ser tan complejos como sea necesario. una
limitación importante que posee es que necesita que las listas de datos
se encuentren dentro de la misma hoja
en donde se incluye la validación.
Mensaje de entrada
Desde esta pestaña podremos definir un
mensaje que se visualizará al posicionarnos sobre la celda con validación. De
esta forma, le podremos indicar, a quien cargue los datos, algunos detalles
específicos sobre éstos
Mensaje de error
Estos mensajes aparecerán cuando no se
cumpla con las restricciones de una validación. Además de incluir un texto como
cuerpo de mensaje y un título, podremos seleccionar entre estilos diferentes de
mensajes:
- Grave: este tipo de mensaje de
error no nos dejará avanzar y solo podremos incluir, dentro de la celda, un
valor que sea válido
Conexiones y vínculos
Las conexiones hacen
referencia a datos externos que podamos tener relacionados con nuestros
archivos, con bases de datos, archivos de texto, etcétera.
Los vínculos están
relacionados con las referencias con los datos de otro libro de Excel. Junto al
botón
Los comentarios
Microsoft
Excel nos permite agregar una nota mediante la herramienta Nuevo
Tablas dinámicas, macros e impresión
Las tablas
son un conjunto de filas y
columnas que contienen datos relacionados, que se administran deforma
independiente de los datos de otras filas y columnas de una hoja de cálculo. Esta
herramienta figura dentro de la ficha de opciones Insertar en el grupo
Tabla podremos convertir un
rango de celdas en una tabla. A través del teclado también será posible
ejecutar esta herramienta, si presionamos la combinación de teclas CTRL+Q
Datos externos
Si nuestra tabla se encuentra conectada
de alguna de las maneras que analizamos en capítulos anteriores, desde el grupo
de herramientas Datos externos podremos actualizar sus vínculos y
conexiones.
Las tablas dinámicas
la diferencia básica con las
tablas tradicionales reside en la potencialidad que poseen las tablas dinámicas
para manejar grandes volúmenes de datos, resumiéndo y agrupándolos de
acuerdo a nuestras necesidades. Este comando figura dentro de
la ficha de opciones Insertar, en el grupo Tablas, bajo el nombre
Tabla dinámica.
La grabadora
de macros es una herramienta muy potente que, al ser activada, escribe en código
VBA todas las acciones que vamos realizando, para que éstas sean directamente
plasmadas en una macro
Para emplear la grabadora de
macros, presionaremos el comando Grabar macro…, que aparece al oprimir
el botón Macros, y le asignaremos un nombre.
Luego realizaremos las
tareas que queramos automatizar y, al terminar, presionaremos el comando Detener
grabación. Para ejecutar la macro creada, iremos a la ventana de macros,
presionando la combinación de teclas ALT + F8 o utilizando la opción Ver
macros del grupo Macros, seleccionaremos la macro y oprimiremos Ejecutar.
La Impresión
Desde el botón Imprimir
títulos, podremos seleccionar qué filas y qué columnas se repetirán en cada
página. Esto es útil cuando necesitamos los encabezados en cada una de las
hojas.
Para finalizar, cabe
mencionar que, dentro de los grupos Ajustar área de impresión y Opciones
de la hoja incluidos en la ficha Diseño de página, encontraremos
algunas de las opciones que hemos repasado, a través de la ventana de Configurar
página
TÍTULO: EXCEL
AUTOR: Lucas Padin
COLECCIÓN: desde Cero
PÁGINAS: 192
ISBN 978-987-663-026-9
